Boken OKTAV

1.     OKTAV boken

OKTAV er en annerledes Lean-bok. Det finnes etter hvert mange Lean-bøker som tar for seg Lean, hvordan alle verktøy og metoder skal brukes og hva alle de japanske ordene betyr, med dypdykk i avanserte teorier og akademiske definisjoner. OKTAV er en praktisk bok om hvordan du som organisasjon blir Lean og hvilke steg du må gå gjennom i den første fasen for å bygge opp en Lean-kultur og mobilisere organisasjonen til å starte sin egen Lean-reise med alle ansatte involvert.

Boken peker på mange paralleller mellom ledelse i forskjellige roller. Lean kan for eksempel være en god veiviser til forbedring i politisk arbeid og samfunnsutvikling så vel som i en organisasjon.

2.     OKTAV prosessen

OKTAV er en prosess som består av 5 hovedprosesser, hvor hver hovedprosess er gjennomgått og beskrevet i boken. Enten du aldri har prøvd Lean før, du har vært gjennom flere Lean initiativer eller du er midt i en Lean – transformasjon, så tenk gjennom OKTAV prosessen og sørg for at du har med deg de viktige elementene før du begynner med detaljanalyser av prosesser.

O handler om strategisk ledelse og endring av lederadferd hvor Oobeya er det japanske ordet som refereres til. Dette er arbeidsmåten som blant andre Takashi Tanaka har beskrevet som sentral ved implementering av Lean i Amerikanske Toyota fabrikker etter hvert som de ble etablert, og boken forklarer hvordan du i praksis tar i bruk og følger en metode som medfører endring av adferd og strategisk ledelse på alle ledernivåer i organisasjonen.

K er hentet fra ordet Kata, som tar utgangspunkt i Mike Rothers Toyota Kata. Dette er beskrivelsen av hvordan man trener inn et mønster for vitenskapelig forbedringsarbeid med problemløsning og eksperimentering. Denne arbeidsformen er en praktisk tilnærming til daglig forbedringsarbeid som er knyttet til strategisk ledelse, og som kan brukes av alle ansatte i en organisasjon.

T er teamarbeid og teamorganisering som er en av grunnsteinene i Lean. For å oppnå dynamikken og den kontinuerlige forbedringen som kjennetegner Lean er organisering av team i en effektiv teamstruktur en forutsetning. Den sentrale fallgruven her er konflikten mellom fagorganisering og leveransefokus. I OKTAV beskriver man hvordan begge disse behovene ivaretas effektivt der kunden blir satt i fokus, men hvor fagfokus fortsatt er en del av hverdagen, noe som kan effektivisere arbeidsformen i en organisasjon radikalt.

A er Arenaer og målstyring som innebærer hvordan man jobber i hverdagen for at utfordringer, oppgaver og resultater er synlige og fokuserte. Arenaer og måltall er gjennomgående virkemidler i alle stegene i en Lean-transformasjon, men også her er det fallgruver.  Spesielt er det her lagt vekt på hvordan man oppnår måltall som gir indre motivasjon og fokus på forbedring av resultater, og hvordan man unngår at team – medlemmer faller ut eller gir opp.

V er Verdistrømmer og prosesser og innebærer at man er kommet frem til den delen av Lean hvor hele organisasjonen analyserer og forbedrer egne arbeidsmåter. Dette er det mange gode eksempler på at gjøres, og gode effekter man oppnår, men tenk om hele organisasjonen jobbet med dette hver dag, og kontinuerlig forbedret seg selv i sine oppgaver hele tiden. Boken tar ikke for seg alle prosessforbedringsmetoder vi har hørt om fra Toyota, men fokuserer på hva du må gjøre for å se dine egne behov i organisasjonen og oppnå kontinuerlig læring og deltagelse av alle ansatte.

3.     Fallgruvene

Vi opplever at selv om mange jobber med Lean og prøver seg på forskjellige modeller og konsepter, så er det mange fallgruver. På japansk snakker man om hansei som innebærer at man tenker grundig gjennom problemer og løsninger og hva ting virkelig betyr. Spesielt er det viktig å tenke respekt for menneske – prinsippet og sikre at du ikke går på akkord med dette i de initiativene du iverksetter, – at du fokuserer på kundens rolle i stedet for egne faglige preferanser, at du respekterer medarbeidernes kompetanse og erfaring og ikke tror man som leder alltid vet best, at du lytter og støtter i stedet for å kommandere og kontrollere og at du holder fokus på at mål blir nådd i stedet for å følge opp hvilke aktiviteter og tiltak som blir utført.

4.     En virkelig historie

Boken forteller også en historie om en organisasjon og deres reise gjennom OKTAV prosessen, med deres aha – opplevelser og problemer underveis.

Selv om historien ikke er en direkte fortelling fra virkeligheten, så er innholdet i stor grad basert på virkelige hendelser, om enn fra noen flere organisasjoner og prosjekter.

Mange som leser denne historien sier at den gir et godt bilde av hvordan innføring av Lean kan gjøres, og hvilke typiske problemer man møter på underveis. Historien er lettlest og morsom og bare å lese denne delen av boken er nyttig.

5.     God ledelse

OKTAV beskriver en Lean-transformasjon som en prosess, hvor du tar steg for steg gjennom det første ukjente terrenget.

Tilbakemeldinger fra de som deltar på kurs om OKTAV eller leser boken er ofte at dette gir dem en ny helhetsforståelse av Lean, hvor det er en gjennomgående rød tråd, i stedet for dypdykk i enkeltelementer. Det er også mange som blir fascinert av det enkelte steget i prosessen som for eksempel hvordan vi med enkle midler kan etablere strategisk ledelse ved bruk av Oobeya, hvordan vi i hverdagen kan praktisere systematisk vitenskapelig forbedringsarbeid i stedet for tilfeldig idemyldring og fokus på store antall av uvesentlige tiltak.

Hvis du ønsker en positiv utvikling av god ledelse på bred basis i en liten eller stor organisasjon, offentlig eller privat institusjon, utvikling i by og samfunn eller politikk, så er det viktig å ha en visjon, ha klare mål, og innføre arbeidsmåter i hverdagen som bringer deg fremover.

OKTAV er en rød tråd å følge for å bygge opp en forbedringskultur med respekt for mennesker.