Små steg eller kjempehopp?

Hvis du er i et hus, uten å vite sikkert hvilken etasje, og brannalarmen går, hva vil du gjøre? Heisen har stoppet, du kan begynne å gå ned trappene rolig og disiplinert, du kan se tiden an og se om det er falsk alarm eller du kan vente på at det kommer hjelpemannskap med brannbil? Så dukker det opp en distingvert herre i bakgrunnen, pen i tøyet og tydelig ekspert på sitt område. Han sier at det mest effektive er å hoppe ut av vinduet.  Det er riktignok bekmørkt ute, men det er sikkert ikke så høyt og det er en myk landingsplass der nede som du treffer. Rådgiveren forventer seg naturligvis en generøs godtgjørelse, og han er forsvunnet før du tar bakken. Ville du valgt en slik løsning?

Lett å velge de lange stegene

I det daglige ser vi hele tiden disse kjemphoppene som alle skal gjøre, uten å vite hvor de lander, selv om de tror de vet det, og eksperter bekrefter hva de tror. I sentrale spørsmål kaller man dem reformer. Politiske partier skryter av hvor store reformer de skal gjennomføre, og suksesskriteriet er definert med hvor mye penger de skal bruke. Som regel et mål som er lett å nå, det er bare å åpne kontoen og sette en ramme. Også i mindre politiske miljøer skjer det samme. En eller annen sentral politiker får en kjempeide om et hundremillioners prosjekt, og kommiteer, kommunestyre og innleide konsulenter blir engasjert i å utrede ideen i månedsvis. Til slutt finner man gjerne en argumentasjon for at ideen er god og gjennomførbar og vil betale seg på lang sikt, da er det uansett løpt på så mye kostnader at ideen vanskelig lar seg stoppe. I de fleste tilfeller opplever man at kostnader overskrides, tidsplan sprekker og resultatet av ideen blir ikke så fantastisk som man hadde håpet. I bedrifter heter det gjerne gjennombruddsforbedringer. Det er lettere å beslutte femti millioner til oppgradert datasystem, enn å bevilge ti tusen kroner til et apparat for å redusere tunge løft for de ansatte.

Gjennombruddsforbedringer er også viktige

Det er naturligvis ikke noe galt med gjennombruddsforbedringer. Det oppstår ofte situasjoner som medfører at det er riktig å gjennomføre et radikalt tiltak. Såkalte fem-dagers Kaizen er for eksempel populære. Det primære er arbeidsformen og det viktige Pull prinsippet. Ved å engasjere de ansatte, involvere dem i daglig forbedringsarbeid og ta utgangspunkt i deres ideer, forventninger og behov, kan en gjennombruddsforbedring bli svært vellykket. Ved å bruke Push prinsippet derimot, hvor eksterne eksperter eller ledere bestemmer store tiltak, så får tiltaket ofte begrenset effekt, fordi eierskapet og entusiasmen rundt innføringen mangler. Vi kan ikke bare kjøre en involveringsprosess, holde et fint foredrag eller bedyre for de ansatte hvor bra dette blir for dem.

Det er de mange små stegene som gir resultater

Utvikling og forbedringsarbeid handler om innovasjon. Ha en visjon å gå etter,  sett deg mål, kartlegg utfordringer og eksperimenter med løsninger. Små steg er sikrere, billigere, medfører mye mindre risiko, og bidrar i mye større grad til at du når målene med tilfredsstillende løsninger for alle involverte. Dette er en prosess alle i organisasjonen kan delta i. Det skaper entusiasme og innsats og med god forankring i hele organisasjonen gir det garantert vellykkede resultater.

Effektivt forbedringsarbeid er små steg innarbeidet i et fast mønster, hver uke og hver dag. Hele tiden for å nå et felles mål i et effektivt teamarbeid, hvor man har en enkel og klar visjon i horisonten foran seg. Det er treningen på dette faste mønsteret som gir de gode resultatene og kontinuerlig forbedring, ikke presentasjoner av enkeltstående tiltak, store grensesprengende prosjekter eller kvikk fiks løsninger.

Å innføre små steg som et fast mønster i hverdagen er ikke vanskelig, det er først og fremst en utfordring til enhver som ønsker å være leder og har som mål å utvikle sin organisasjon til å bli radikalt bedre neste år enn de er i dag. Ha høye visjoner og ambisjoner, men bryt dem ned i små overkommelige mål, avsett tid hver dag til forbedringsarbeid med involvering av alle, og still selv opp som leder og coach i dette arbeidet.

Ønsker du å lese mer om dette? Boka OKTAV er en praktisk bok om hvordan du som organisasjon blir Lean og hvilke steg du må gå gjennom i den første fasen for å bygge opp en Lean-kultur og mobilisere organisasjonen til å starte sin egen Lean-reise med alle ansatte involvert.

Les mer om boka