STEPS

Lean er respekt for mennesker og kontinuerlig forbedring. Det er alle de små stegene og den daglige strevingen mot å oppnå en organisasjon som er gjennomsyret av denne kulturen som er typiske for Lean. STEPS kan være en huskeregel som minner oss om fem viktige ting som leder og medarbeider i en Lean-organisasjon. Dette er ikke bare ting vi bør ha i bakhodet, men helt fremme i panna i det daglige.

Sett kunden i fokus

Alle som har interessert seg for Lean har blitt kjent med at det er kunden som skal være i fokus. Likevel ser vi at vår organisering og vår arbeidsmåte retter seg mot fagmiljøer i stedet for mot kundene. Jeg var engang litt involvert i utvikling av et nytt produkt i en pølsefabrikk. De hadde et meget kvalifisert team som jobbet med prosjektet, bestående av en rekke fagfolk innenfor ernæring, kokkekunst, pølseproduksjon og annet.

Det som var typisk var likevel at teamet hadde et klart mål for øyet, nemlig å utvikle et produkt som kundene ville ha. Teamet kom etter hvert frem til noen forskjellige alternative løsninger, og deretter hentet de inn en gruppe mennesker fra markedet som skulle teste produktet. Medlemmene i teamet med sin fagbakgrunn hadde en oppfatning av hvilket alternativ som var best, men til syvende og sist var det kundepanelet sin oppfatning som bestemte hvilket alternativ som ble valgt. Hvis en fagkommisjon har et klart mål om å finne den beste løsningen for kunden, og hvis kunden får bestemme hvilke alternativ som blir valgt, så blir resultatet vellykket.

Tren på ferdigheter

Kompetanse er viktig i alle organisasjoner, men kompetanse er ikke bare kunnskap. Vi sier ofte at kompetanse består av kunnskap, ferdigheter, holdninger og evner. I en Lean-organisasjon er det de effektive prosessene som gir resultatene. Skal prosessene bli effektive, må menneskene som utfører oppgavene i prosessene være godt trent. Ferdigheter er med andre ord det viktigste elementet i kompetansebegrepet, ikke kunnskapen. Når du skal øke kompetansen og gjennomføringsevnen i en Lean-organisasjon så oppnår du det med å ha en god prosess, lære opp medarbeiderne i prosessen ved daglig «on-The-job trening» og med god Coaching.

Gi medarbeiderne en rolle hvor de søker etter enda bedre måter å utføre prosessen på, og ha et system hvor medarbeiderne kan eksperimentere med forbedringer av egen prosess. Toyota Kata er et mønster å jobbe etter i en vitenskapelig forbedringsprosess som alle kan involveres i.

Eksperimenter

Den vitenskapelige forbedringsprosessen består av et klart mål eller måltilstand å jobbe mot, og eksperimentering med nye løsninger. Dette gjøres i en syklus hvor du med utgangspunkt i måltilstanden bestemmer deg for et eksperiment. Som Coach og leder støtter du din medarbeider i å få mulighet til å utføre eksperimentet innenfor sin prosess og du etterspør hva medarbeideren mener å oppnå med dette. Etter endt eksperiment spør du hva resultatet ble. Hva lærte vi, ble resultatet som forventet, eller må vi gjøre noe annet? Dette fører frem til et nytt eksperiment. Med daglige små eksperimenter oppnår du hele tiden forbedringer, du når den måltilstanden du har satt og du løser utfordringer. Når alle i en organisasjon blir trent i å jobbe med eksperimenter, og når alle med lederansvar bruker sin hverdag i å Coache sine medarbeidere utvikler du kontinuerlig forbedring og Lean.

Pek på en retning

Skal man jobbe med forbedringer så må man ha en tydelig felles retning i hele organisasjonen, i lokalsamfunnet eller storsamfunnet. Når alle har en felles forståelse av hvor man skal, jobber alle i samme retning og man får god utvikling og stor effekt av forbedringsarbeidet. Dette er en av de tingene som syndes mye mot. Det diskuteres stadig nye tiltak, men tiltakene har ikke utgangspunkt i et felles mål, eller en tydelig retning, og utviklingen går svært langsomt, eller stagnerer, til tross for at stor aktivitet og mange saker blir gjennomført. Vi kaller ofte en slik retning for en visjon og det er viktig at denne er så enkel og forståelig at du kan referere den i hver eneste sak og hvert eneste eksperiment du skal utføre. Den må ikke bli et ullent, intetsigende begrep eller et slagord.

Støtt dine medarbeidere

Er du ansatt i en lederjobb så har du vanligvis to roller, ledelse og administrasjon. Noen ledere blir også saksbehandlere eller utførende operatører. Ditt mål som leder er å gjøre den organisasjonen du leder litt bedre for hver dag. Dine viktigste ressurser i denne utfordringen er dine medarbeidere, og for å lykkes må du lede på en slik måte at dere i fellesskap lykkes. Du må være oppmerksom mot dine medarbeidere og kollegaer, du må lytte og støtte og du må ikke falle for fristelsen til å utvikle en kultur basert på kommando og kontroll.

Ønsker du å lese mer om dette? Boka OKTAV er en praktisk bok om hvordan du som organisasjon blir Lean og hvilke steg du må gå gjennom i den første fasen for å bygge opp en Lean-kultur og mobilisere organisasjonen til å starte sin egen Lean-reise med alle ansatte involvert.

Les mer om boka