Når vi er hjemme og har noe tid til overs så tenker vi ofte at nå hadde det vært gøy å lage noe godt. Vi kan gjøre noe vi har gjort tusen ganger før, noe som alltid blir vellykket, eller vi kan prøve noe nytt. Da finner vi frem til en oppskrift i en kokebok, og vurderer om den ser spennende ut. Har vi utstyret og råvarene vi trenger og har vi lyst til å prøve oppskriften? Vi har jo lest mange kokebøker, og vi er ganske erfarne i både å bake kaker og lage mat.

På jobben er det kanskje også ting vi har tenkt på mange ganger, og aldri kommet helt i mål med: Vi kunne tenke oss å innføre #lean. Vi har vært på mange kurs og lest mange bøker og vi har også hatt endel konsulenter innom opp gjennom årene, men vi har liksom ikke opplevd å få gjennomført en større lean transformasjon. Dette hadde passet godt å jobbe med nå.

De fleste opplevelsene våre fra bøker og kurs handler om dypdykk i en av leans mange verktøy, metoder og filosofier. Hva er Jidoka, hvordan gjennomfører vi en verdistrømanalyse, passer Smed og 5S for oss, når bruker vi Kanban og hvorfor er kontinuerlig læring viktig?

OKTAV er en bok som beskriver en prosess å følge gjennom en lean-transformasjon, eller en oppskrift om du vil. Den er på norsk og er basert på praktisk erfaring i norske bedrifter og organisasjoner. Her er det beskrevet steg for steg hvordan du starter med endring av lederadferd og fortsetter med å trene på strategisk kontinuerlig forbedring, organiserer team i en logisk struktur, etablerer arenaer og utvikler en kultur hvor alle er aktive i å forbedre egne prosesser. Den går ikke i dybden på hva alt er, men beskriver praktiske tiltak og fallgruver du må unngå.

Oobeya og strategisk #ledelse

Det første steget i lean transformasjonen er endring av lederadferd. Etablering av en visjon og en klar retning å jobbe etter. Visjonen må formidles og brytes ned, med fokus på de viktige utfordringene. Mål og strategier må gjøres synlige i den daglige arbeidsformen, og alle må involveres i en felles innsats for å nå målene. Takashi Tanaka har beskrevet hvordan de i Toyota innførte strategisk ledelse i organisasjoner i utlandet, når de etablerte nye bedrifter. Han kalte denne arbeidsformen for Oobeya, som en del av eller Toyota Management System (TMS). Et begrep som også er kjent fra Toyotas development System (TDS). Tanaka understreket viktigheten av Visualization of Purpose.

Kontinuerlig forbedring, #Kata og #problemløsning

For å videreføre den strategiske utfordringen til daglige forbedringer er det viktig å lære grunnleggende forståelse av problemløsning og prosessforbedring. Kata er en arbeidsmetode for eksperimentelt forbedringsarbeid, hvor du gjennomfører handlinger og løser problemer fortløpende, uten å gå omveier via handlingsplaner og kontroll av gjennomførte aktiviteter. Her kan hele organisasjonen involveres i daglig forbedringsarbeid gjennom kontinuerlig læring.

#Team og teamorganisering

Toyota beskriver i sitt Shusa system hvordan en Chief engineer har en sentral rolle i produktutvikling. Denne tenkemåten kan vi bruke i alle organisasjoner. En effektiv teamstruktur er en grunnstein i lean, og her går du gjennom dette steget med klar grensetrekking mellom fag og kundefokus.

Arenaer, synliggjøring og målstyring

Synliggjøring har vært, og er, et gjennomgående begrep. Skal vi bryte ned overornet visjon og strategier må disse synliggjøres. Skal vi involvere ledelsen i kontinuerlig forbedring, må ledere være synlige og samhandle med sine team. Skalledere møte teamene. Dersom vi involvere mennesker i utvikling av egen arbeidsplass må vi synliggjøre prosessene. Skal vi oppnå kvalitet må vi synliggjøre problemene. #Arenaer er sentrale møtepunkter hvor team møtes for å informere, beslutte, ta aksjoner og følge opp resultater. Måltall er teamets egen oppfølging for å se løpende utvikling og bidra til teamets #motivasjon.

Verdistrømmer og prosesser

Mange starter med #prosesser og verdistrømmer når de skal innføre lean. Dette er gode begreper, men det gir minimal effekt å etablere eksterne team, støtteorganisasjoner eller konsulentprosjekter for å analysere og utvikle andres prosesser. Hovedessensen i lean er at teamene selv skal lære å se potensialet i egne prosesser, de skal gis myndighet og mulighet til å analysere og forbedre prosessene og de skal ha ledelsens fulle tillit, støtte og hjelp i dette arbeidet. Dette gir #involvering som fører til kontinuerlig forbedring gjennom kontinuerlig #læring. Det er de operative teamene selv som skal lære seg å gjennomføre verdistrømsanalyser, og det er den operative ledelse som skal være deres støtte. Det er det som er lean.

Store mål oppnås ved å ta små steg

All utvikling forutsetter daglig trening. Dette kan du ikke kjøpe, du må starte et sted, skaffe deg en oppskrift, følge en prosess, trene og forbedre arbeidsmåten etter hvert som du lærer. Kanskje den første kaken du baker etter en ny oppskrift var mislykket? Da prøver du igjen. Skulle det være noe du ikke forstår når du jobber med et av trinnene i OKTAV, så kan du jo ta en telefon til forfatteren.

Ønsker du å lese mer om dette? Boka OKTAV er en praktisk bok om hvordan du som organisasjon blir Lean og hvilke steg du må gå gjennom i den første fasen for å bygge opp en Lean-kultur og mobilisere organisasjonen til å starte sin egen Lean-reise med alle ansatte involvert.

Les mer om boka